Privacy beleid Vereniging Scouting (St.Odulphusgroep) Oirschot.                                                       Publicatiedatum: 25-05-2018.

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Vereniging Scouting Oirschot (verder genoemd Scouting Oirschot).
Het privacybeleid van Scouting Oirschot is terug te vinden via www.scoutingoirschot.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Scouting Oirschot bestaat uit twee entiteiten vereniging Scouting Oirschot en Stichting Scouting Oirschot.
Het privacy beleid heeft alleen betrekking op Vereniging scouting Oirschot.
Lid gegevens worden nimmer verstrekt aan Stichting Scouting Oirschot.

Algemene ledenadministratie.

Scouting Oirschot heeft haar algemene ledenadministratie geborgd via het landelijke ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland.
Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Inschrijf formulieren.

1) Inschrijf formulier aspirant lid
.
  a. Inschrijven voor lidmaatschap gebeurt via de website www.scoutingoirschot.nl
  b. Na bevestiging van de inschrijving door de speltak gegevens beheerder, wordt de aanmelding bewaard op papier in een afgesloten ruimte.
  c. 1x per jaar voor begin van het nieuwe seizoen wordt er contact opgenomen door de speltak gegevens beheerder over de aanmelding .
  d. Wanneer lid te oud is voor een speltak wordt er gevraagd om te bevestiging dat het akkoord is om de gegevens over te dragen naar de nieuwe speltak.
  e. Gegevens van het inschrijfformulier kunnen na afspraak met speltak gegevens beheerder worden ingezien, gewijzigd of vernietigd..

2) Inschrijf formulier Lid

  a. Inschrijving gebeurd via een papieren formulier.
  b. Na ontvangst van dit formulier worden de gegevens verwerkt in Scouts online van scouting nederland.
      Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
  c. Het formulier wordt bewaard door de penningmeester van scouting Oirschot dit is in verband met de automatische incasso conform de SEPA-regeling..
  d. Leden kunnen ter allertijden bij hun persoonlijke gegevens op Scouts online.
  e. Na beëindigen van het lidmaatschap wordt de papieren versie van het inschrijf formulier vernietigd en wordt de digitale versie gemuteerd.
  f. De papieren versie is in te zien op afspraak en kan worden teruggevraagd wanneer lidmaatschap is beëindigd.

Gezondheidsverklaring activiteiten en kampen

Om onze activiteiten en kampen veilig te kunnen voeren zijn er additionele gegevens nodig met betrekking tot het lid. Deze gegevens worden in de vorm van een gezondheidsformulier
aan u gevraagd.
  a. Formulier wordt op papier in een afgesloten ruimte gedurende maximaal 1-jaar of de duur van het seizoen bij de betreffende speltak bewaard.
  b. Het formulier is opvraagbaar voor wijzigingen en wordt vernietigd nadat een lid is uitgeschreven. Het kan dan ook worden opgevraagd Zie 2f.
  c. In het gezondheid formulier wordt nooit om een BSN nummer gevraagd.
 
Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in.
Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online.
Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
De penningmeester van Scouting oirschot heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders.
In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken.
Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard.
De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Oirschot maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld.
Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie.
Er is mogelijkheid voor een OPT-Out die beheert wordt via het landelijke ledenadministratiesysteem Scouts Online.
Op www.scoutingoirschot.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en
het meten van bezoekersstromen (analytics).

Beeldmateriaal

Scouting Oirschot maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Oirschot en als herinnering.
Bij lidmaatschapsregistratie en de jaarlijkse gezondheidsverklaring wordt expliciet toestemming gevraagd voor het publiceren van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid.
De toestemming is altijd in te trekken.

Gebruik digitale communicatiegroepen

Het is mogelijk dat voor de organisatie van bepaalde scoutingactiviteiten gebruik wordt gemaakt van een digitale communicatiegroep.
Zoals bijv. Whatsapp, om snel informatie te kunnen delen met elkaar.
Voordat een lid wordt toegevoegd aan een dergelijke groep wordt hiervoor eerst expliciet toestemming gevraagd.
Zodra de activiteit is beëindigd, wordt de betreffende digitale communicatiegroep opgeheven.
De coördinator(en) van de betreffende activiteit zijn er verantwoordelijk voor dat dit ook gebeurd.

Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)

De Scouting Oirschot vereist van al haar vrijwilligers het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
De gegevensbeheerder verwerkt de VOG na ontvangst in SOL en bewaart de ontvangen VOGs op een afgesloten plaats bij de gegevensbeheerder.
Indien een vrijwilliger zijn activiteiten beëindigd en stopt als vrijwilliger, wordt zijn/haar VOG na uitschrijving als vrijwilliger vernietigd.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Oirschot binnen één maand op dit verzoek.
Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.